Ein effizientes HR-Ticketing-System ist ein wesentlicher Bestandteil einer jeden Personalabteilung. Es ermöglicht eine schnelle, zuverlässige und transparente Bearbeitung der vielfältigen Anfragen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Damit dies gelingt, werden fortschrittliche Tools benötigt, die sich problemlos in die vorhandene Systemlandschaft einfügen. Gerade in diesem Szenario kann das ESCRIBA ECAP HR-Ticketing-System seine Stärken ausspielen.
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Personalabteilungen spielen in heutigen Unternehmen eine zentrale Rolle bei der Betreuung und Unterstützung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Dabei fallen täglich zahlreiche Anfragen an – von Urlaubsanträgen über Gehaltsabrechnungen bis hin zu arbeitsrechtlichen Fragen. Um diese effizient zu verwalten und sicherzustellen, dass keine Anfragen verloren gehen oder unnötig verzögert werden, setzen viele Unternehmen auf ein HR-Ticketing-System. Dieses ermöglicht es, Anfragen strukturiert zu erfassen, nachzuverfolgen und schnell zu bearbeiten. So wird nicht nur die interne Kommunikation optimiert, sondern auch die Servicequalität der Personalabteilung nachhaltig verbessert. Im Folgenden stellen wir die wichtigsten Funktionen eines fortschrittlichen HR-Ticketing-Systems vor.
Ticket-Erstellung & -Verwaltung
Mitarbeitende und Bewerber haben die Möglichkeit, ihre Anfragen – beispielsweise zu Gehalt, Urlaub oder Verträgen – bequem über ein Self-Service-Portal oder per E-Mail einzureichen. Das HR-Ticketing-System übernimmt dabei automatisch die Kategorisierung der Anliegen und ordnet sie Themenbereichen wie Payroll, Benefits oder Recruiting zu. So wird sichergestellt, dass jede Anfrage direkt an die zuständige Stelle weitergeleitet wird. Zudem können Tickets je nach Dringlichkeit priorisiert werden, sodass besonders zeitkritische Anliegen schneller bearbeitet werden.
Automatisierung & Workflows
Eingehende Anfragen werden automatisch an die zuständigen HR-Mitarbeitenden oder Teams weitergeleitet, sodass sie schnell bearbeitet werden können. Für häufige Anliegen, wie Onboarding-Prozesse oder Urlaubsanträge, stehen vordefinierte Workflows bereit, die den Bearbeitungsaufwand minimieren und eine einheitliche Abwicklung gewährleisten. Sollte eine Anfrage nicht innerhalb der vorgesehenen Zeit beantwortet werden, greifen Eskalationsmechanismen, die sicherstellen, dass dringende Anliegen nicht übersehen werden.
Wissensdatenbank & Self-Service
HR-Ticketing-Systeme bieten oft eine integrierte Wissensdatenbank mit umfassenden FAQs und Anleitungen, die Mitarbeitenden schnellen Zugriff auf relevante Informationen ermöglichen. So können viele Fragen bereits eigenständig geklärt werden, ohne dass ein Ticket erstellt werden muss. Dies entlastet die HR-Abteilung und sorgt gleichzeitig für eine schnellere Lösung häufig auftretender Anliegen.
Kommunikation & Kollaboration
Durch eine integrierte Kommentarfunktion können HR-Teams direkt innerhalb eines Tickets kommunizieren und sich effizient abstimmen. Anfragestellende bleiben jederzeit über den aktuellen Status ihres Tickets informiert, da automatische Benachrichtigungen sie über Fortschritte und Bearbeitungen auf dem Laufenden halten. Zudem ermöglichen oft integrierte Chat- und E-Mail-Funktionen eine direkte und effiziente Kommunikation, sodass Rückfragen schnell geklärt werden können.
Reporting & Analyse
Das HR-Ticketing-System bietet umfangreiche Analyse-Möglichkeiten, indem es Statistiken zu Ticket-Volumen, Bearbeitungszeiten und wiederkehrenden Anfragen erfasst. Diese Daten helfen dabei, Engpässe zu identifizieren und Optimierungspotenziale in den HR-Prozessen aufzudecken. Zudem können Berichte exportiert und ausgewertet werden, um Abläufe kontinuierlich zu verbessern und die Effizienz der Personalabteilung zu steigern.
Integration in bestehende HR-Software
Durch die nahtlose Verknüpfung mit bestehenden HR-Systemen lassen sich Prozesse einfacher gestalten und Doppelarbeit vermeiden. Dank Single Sign-On (SSO) und der Anbindung an Unternehmensplattformen wie SAP, Workday, Oracle, etc. können Mitarbeitende bequem auf das System zugreifen und Anfragen direkt aus ihrer gewohnten Arbeitsumgebung heraus stellen. Dadurch wird die Bearbeitung von HR-Anliegen transparenter und strukturierter. Insgesamt führt dies zu einer verbesserten Nachverfolgbarkeit von Anfragen, reduziert den manuellen Aufwand und trägt zu einer positiven Employee Experience bei.
ESCRIBA gehört zu den Vorreitern bei der Implementierung von HR-Ticketing-Systemen in Deutschland. Dank der flexiblen ESCRIBA ECAP No- und Low-Code|AI-Plattform können innerhalb kürzester Zeit passgenaue Lösungen für die individuellen Anforderungen der Kunden entwickelt und anschließend implementiert werden. Dazu gehört auch ein HR-Ticketing-System inklusive Geschäftsprozessmanagement mit einem umfangreichen HR-Leistungskatalog.
SAP-Funktionslücke mit dem ESCRIBA HR-Ticketing-System schließen
Im Zuge der Umstellung auf cloudbasierte Systeme wird das bisherige Shared Service Framework unter SAP CRM abgelöst. Spätestens Ende 2027 läuft der Support für SAP-Kunden aus. Dadurch entsteht in vielen Unternehmen eine Funktionslücke, die mit Hilfe eines integrierten HR-Ticketing-Systems einfach geschlossen werden kann. Dank ESCRIBA kann der Umfang von SAP/ SAP SuccessFactors®-Anwendungen um relevante Lösungen erweitert werden. Denn als Multisystemlösung lässt sich das ECAP HR-Ticketing-System problemlos in bestehende Systemlandschaften implementieren.
Ein weiterer Vorteil: Das ESCRIBA ECAP HR-Ticketing-System kann bei Bedarf mit weiteren Modulen zu einem vollwertigen HR Service Manager ausgebaut werden. Dabei können führende ESCRIBA Lösungen wie die Dokumentenmanagement-Software ESCRIBA EDS und die Dokumentenablage ESCRIBA ECAP NLC eFile zugreifen. Darüber hinaus kann das Ticketing-System um HR-Prozesse aus einem umfangreichen HR-Service-Katalog erweitert werden.
Alle weiteren Details zu Einsatzmöglichkeiten und den Benefits des ESCRIBA HR-Ticketing-Systems erfahren Sie hier.
