Die ENERCON GmbH ist mit über 12.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern weltweit eines der führenden Unternehmen im Bereich der Windenergieanlagenherstellung. Der Technologiekonzern steht für nachhaltige Energielösungen und leistet damit einen enormen Beitrag zum Klimaschutz und für eine Zukunft ohne fossile Energiegewinnung. Um auch in den HR-Prozessen für mehr Effizienz und Nachhaltigkeit zu sorgen, setzt ENERCON auf eine Softwarelösung von ESCRIBA. Durch konsequente Digitalisierung und Automatisierung hat man die HR-Abteilung in ihrer täglichen Arbeit deutlich entlastet.
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Das HR Department zählt typischerweise zu den prozessintensivsten Abteilungen eines Unternehmens. Und so muss auch der Windenergieanlagenbauer ENERCON tagtäglich mit einer Vielzahl unterschiedlichster Dokumente hantieren. Dies führte im Laufe der Zeit zu uneinheitlichen Dokumentenversionen auf verschiedenen Endgeräten. Zudem mussten die Dokumente häufig ausgedruckt, unterschrieben und wieder eingescannt werden. Ein umständlicher Workflow, der in vielen Unternehmen noch immer üblich ist. So betrug der Personalaufwand allein für den Arbeitsvertragsprozess bei ENERCON durchschnittlich über 1.000 Stunden pro Jahr.
„Teilweise wurden Arbeitsverträge mit über 60 Seiten Anlagen zum Bewerber geschickt. Einige Dokumente, wie beispielsweise die Geschenke-Richtlinien, sind in dieser Phase für den zukünftigen Mitarbeitenden aber noch vollkommen irrelevant”, sagt Anke Klöpper, die als IT-Verantwortliche der Personalabteilung das Digitalisierungsprojekt bei der ENERCON GmbH leitet.
Automatisierung der HR-Prozesse mit Hilfe der Mitarbeitenden
Für die Verantwortlichen im Unternehmen war daher klar, dass man die Personalprozesse bei ENERCON vereinfachen musste. Nur mit Hilfe einer geeigneten Softwarelösung konnten diese digitalisiert und im Idealfall automatisiert werden. Dadurch sollte die Personalabteilung in ihrer täglichen Arbeit entlastet und langfristig ein hoher Compliance- und Sicherheitsstandard im Unternehmen erreicht werden.
Das Besondere an dem Projekt: Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von ENERCON waren von Anfang an in die Umsetzung eingebunden und brachten ihre eigenen Ideen und Wünsche ein. Denn es hat sich gezeigt, dass die Akzeptanz einer Softwarelösung bei den Mitarbeitenden höher ist, wenn sie in die Entwicklung einbezogen werden. Nach der Konzeptionsphase wurden zunächst einfache und dann zunehmend komplexere Dokumente und Prozesse mit der Software von ESCRIBA modelliert.
Dokumente mit wenigen Mausklicks erstellen
Das Ergebnis übertraf alle Erwartungen: Gut 75 Dokumentenvorlagen in Word wurden mit ESCRIBA auf 30 dynamische Vorlagen reduziert, mit denen nicht nur das Standarddokument selbst, sondern auch seine diversen Varianten mit wenigen Mausklicks erstellt werden können – und das stets rechtssicher und versionstreu.
Der Prozess der Arbeitsvertragserstellung war früher sehr aufwändig, da je nach Vertragsart unterschiedliche Dokumentenvorlagen gesucht, angepasst und zusammengestellt werden mussten. Mit Hilfe der Dokumenten- und Workflow-Lösung ESCRIBA hat die Personalabteilung von ENERCON den Prozess in einem ersten Schritt um mehr als 75 Prozent auf 248 Stunden pro Jahr verkürzt. Als nächster Meilenstein ist die Integration der digitalen Signatur geplant. Damit könnten weitere 120 Stunden pro Jahr eingespart werden. Das ergibt insgesamt eine Reduzierung der Prozesszeit um fast 90 Prozent.
„Mit ESCRIBA und der digitalen Signatur konnten wir den Prozess für die Erstellung von Arbeitsverträgen von 6,25 Stunden auf nur 45 Minuten reduzieren. Abläufe, die sich vorher über mehrere Wochen hingezogen haben, lassen sich jetzt an einem Tag erledigen“, sagt Anke Klöpper.
Die Optimierung der HR-Prozesse geht weiter
Das Digitalisierungsprojekt war für ENERCON und ESCRIBA ein Erfolg auf ganzer Linie. In enger Zusammenarbeit hat man Personalprozesse beschleunigt, Arbeitsabläufe optimiert und eine technische Basis für die Zukunft geschaffen. Doch die Erfolgsgeschichte ist noch lange nicht zu Ende, denn ENERCON will den Weg der Digitalisierung und Automatisierung konsequent weitergehen. Weitere Prozesse, Workflows und Dokumente werden optimiert, weiterentwickelt und an die Bedürfnisse der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter angepasst.
„Digitalisierung ist ein lebender Prozess. Mit ESCRIBA sind wir nicht an langjährige Releasezyklen gebunden, sondern können auch ad hoc Dokumentenvorlagen, Prozesse und Schnittstellen verändern“, resümiert Projektleiterin Anke Klöpper.
Weitere Details zu dem Digitalisierungsprojekt finden Sie hier.
