Das Gesundheitswesen ist ein komplexer und stark vernetzter Sektor. Dies gilt insbesondere für Kliniken und Krankenhäuser, die als Schnittstellen im Gesundheitswesen fungieren. Die Dokumentenerstellung ist in dieser Branche eine besonders große Herausforderung, da die vielfältigen Geschäftsprozesse eine hohe Anzahl an Vorlagen erfordern. Wie es dennoch gelingt, Dokumente im Gesundheitswesen effizient zu erstellen, zeigt die Uniklinik Köln mit der Softwarelösung von ESCRIBA.
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Das Universitätsklinikum Köln ist mit rund 1.500 Betten das größte Krankenhaus in Köln. Es versorgt jährlich über 62.000 Patienten stationär und rund 428.000 Patienten ambulant. Die Medizinische Fakultät der Universität zu Köln ist mit mehr als 4.100 Studierenden und rund 2.500 Wissenschaftlern an über 60 Kliniken und Instituten aktiv. Die Vielzahl der Mitarbeitenden, befristet Beschäftigten und Studierenden stellte die Personalverwaltung vor große Herausforderungen.
Insbesondere die tägliche Dokumentenerstellung mit über 800 Vorlagen sprengte die zeitlichen und personellen Kapazitäten. Dank der Softwarelösung von ESCRIBA konnte dieser Prozess entzerrt und unkompliziert aufgesetzt werden. Heute reichen 120 direkt in SAP integrierte Vorlagensätze aus, um über 1.000 Dokumente im Gesundheitswesen auf Knopfdruck automatisch zu erstellen. Doch wie gelang es im Detail?
Folgende Herausforderungen galt es zu beweltigen
Die Erstellung von Dokumenten stellte sich am Universitätsklinikum Köln als zunehmend komplexe Herausforderung dar. Mit über 800 Vorlagen für Bescheinigungen, Zertifikate, Verträge und weitere Dokumente entstand über die Jahre ein unübersichtliches Sammelsurium aus Regeln und Sonderfällen. Diese Vielfalt führte zu einem stetig steigenden Aufwand, da lange Suchzeiten, Layout-Fehler und uneinheitliche Formulierungen die Effizienz beeinträchtigten. Zudem kam es immer wieder vor, dass bestehende Vorlagen versehentlich überschrieben wurden oder Rechtschreibfehler unbemerkt blieben. Eine zusätzliche Herausforderung ergab sich durch Änderungen am Corporate Design, die eine umfassende Anpassung sämtlicher 800 Vorlagen erforderlich machten.
Die Marschrichtung war klar vorgegeben
Insgesamt sollte die Dokumentenerstellung effizienter und fehlerfreier erfolgen. Dazu musste die Anzahl der Vorlagensätze signifikant reduziert werden, um eine übersichtlichere und strukturierte Basis zu schaffen. Gleichzeitig sollten einfache und optimierte Workflows implementiert werden, die den Erstellungsprozess erleichtern und beschleunigen. Ein weiteres zentrales Anliegen war die Vermeidung von Layout- und Rechtschreibfehlern, um die Qualität und Konsistenz der Dokumente sicherzustellen. Letztendlich sollten alle Maßnahmen am Universitätsklinikum Köln dazu beitragen, das Personalwesen spürbar zu entlasten und den administrativen Aufwand zu senken.
Vereinfachung der Dokumente im Gesundheitswesen
Zur Optimierung der Dokumentenerstellung und -verwaltung wurde ESCRIBA Enterprise Document Services (EDS) erfolgreich implementiert. Die Anwendung ist nahtlos in SAP integriert, sodass alle relevanten Dokumente sich direkt aus dem System heraus erstellen, bearbeiten und verwalten lassen.
Ein wesentliches Einsatzgebiet ist die Erstellung von Einstellungsverträgen, die häufig mit mehrseitigen Anhängen versehen sind. Diese werden nun als vollständige Dokumentenpakete generiert, was den Verwaltungsaufwand erheblich reduziert. Zudem ermöglicht die Lösung eine effiziente Erstellung von Massenanschreiben und E-Mails. So lassen sich personalisierte Dokumente in großer Anzahl schnell und fehlerfrei versenden. Im Zuge der Implementierung erfolgte eine durchgehende Anpassung aller Dokumente an das Corporate Design, um ein einheitliches und professionelles Erscheinungsbild zu gewährleisten.
Neben der Personalsachbearbeitung profitieren auch weitere Bereiche von der Lösung: So werden Dokumente für die Entgeltabrechnung, Nebentätigkeiten, Dienstreisen und die Personalausstattung direkt über das System erstellt. Dies führt zu einer durchgängigen Digitalisierung der Dokumentenprozesse, verbessert die Nachverfolgbarkeit und steigert die Effizienz der gesamten Personalverwaltung.
Spürbare Entlastung der HR-Mitarbeitenden
Die Implementierung von ESCRIBA EDS führte zu einer spürbaren Entlastung der HR-Mitarbeitenden. Die Anzahl der Vorlagen sank signifikant von über 800 auf nur noch 120. Trotz dieser deutlichen Reduzierung können Mitarbeitende dank dem Baukastenprinzip über 1.000 individuellen Dokumente erstellen, die sich flexibel an unterschiedliche Anforderungen anpassen lassen.
Ein zentraler Bestandteil dieses effizienten Systems ist die Nutzung von vorkonfigurierten Textbausteinen, die standardisierte, fehlerfreie Formulierungen sowie rechtskonforme Klauseln enthalten. Dadurch wird nicht nur die Konsistenz der Dokumente sichergestellt, sondern auch der Pflegeaufwand erheblich reduziert. Zudem regeln Algorithmen automatisch, welches Dokument mit den jeweils benötigten Inhalten und Ausprägungen generiert wird. Gleichzeitig ermöglichen diese Algorithmen eine kontinuierliche Prozessoptimierung, indem sie Arbeitsabläufe effizienter gestalten und manuelle Eingriffe minimieren.
„Dank ESCRIBA konnten unsere HR-Mitarbeitenden insbesondere bei der Dokumentenerstellung enorm entlastet werden. Trotz deutlich reduzierter Vorlagensätze lassen sich nun Hunderte von individuellen Dokumenten aus einzelnen Bausteinen erstellen. Und das immer rechtssicher, fehlerfrei und in einem einheitlichen Erscheinungsbild. Das bedeutet weniger Aufwand und trotzdem bessere Dokumente. Selbst komplexe Verträge mit Anlagen und Signaturen lassen sich jetzt in wenigen Schritten auf Knopfdruck erstellen“, konstatiert. Dirk Wildschütz, IT-Koordination und Personalwirtschaft, Universitätsklinik Köln. Somit zeigte die Klinik in Zusammenarbeit mit ESCRIBA wie die Beweltigung der komplexen Dokumente im Gesundheitswesen gelingt.
Erfahren Sie mehr zur Funktionsweise der Dokumentenerstellung mit ESCRIBA unter „Effizient, automatisierbar und rechtssicher – Digitales Dokumentenmanagement“.
