Ein neuer Mitarbeiter wird im Unternehmen eingestellt. Für die HR-Abteilung bedeutet das oft eine Menge administrativer Arbeit. Viele Personalverantwortliche kennen das Problem: Alte Verträge müssen überprüft, aktualisiert und angepasst werden. Per Copy-and-Paste schleichen sich prompt Fehler ein. Dabei gibt es eine einfachere und bessere Lösung: die automatisierte Dokumentenerstellung. Doch funktioniert sie im Alltag wirklich zuverlässig oder ist sie ein falsches Versprechen?
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Im Rahmen der Digitalisierung von Arbeitsprozessen soll die automatisierte Dokumentenerstellung insbesondere in der Personalverwaltung die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entlasten. Die Vorteile liegen auf der Hand: Durch die erhebliche Zeitersparnis bei der Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten steigt die Produktivität und Effizienz in der Personalabteilung deutlich. Zudem treten kaum noch Fehler auf, da es keine veralteten Dokumentvorlagen und -versionen mehr gibt. Das bedeutet, dass alle Dokumente immer auf dem neuesten Stand sind. Das schließt Fehlerquellen aus und erleichtert den HR-Mitarbeitern die tägliche Arbeit. Nicht zuletzt führt die Vereinfachung der Arbeitsprozesse zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit.
Automatisierte Dokumentenerstellung in Sekundenschnelle
Ob Arbeitsverträge, Zeugnisse, Angebote, Briefe oder Formulare – alle Arten von Dokumenten können automatisiert erstellt werden. Der ESCRIBA Enterprise Document Service (EDS) ersetzt klassische Vorlagen durch einen flexiblen Dokumentenbaukasten. Mit diesem legt man fest, welche Elemente an welcher Stelle im Dokument platziert werden sollen. Alle benötigten Daten wie Bilder, Zahlen oder Textbausteine werden über Schnittstellen direkt aus Datenbanken wie SAP, SuccessFactors oder Workday importiert. Das Ergebnis ist ein hochindividuelles Dokument, das automatisch generiert wird und dennoch an den jeweiligen Kontext und die gewünschte Sprache angepasst werden kann.
Das zeigt: Die automatisierte Dokumentenerstellung ist tatsächlich einfach zu realisieren – unabhängig von den beteiligten Prozessen, Personen und Systemen. Das Tool – wie z.B. ESCRIBA EDS – lässt sich an jedes System anbinden, sei es On-Premise, ERP, CRM oder Cloud-basiert. Übertragungs- und Bearbeitungsfehler, die sich bei Copy-and-Paste gerne einschleichen, gehören damit der Vergangenheit an.
No- und Low-Coding-Technologie minimiert den Aufwand für die IT-Abteilung
Obwohl die Automatisierung von Prozessen und Workflows oft mit der IT-Abteilung in Verbindung gebracht wird, besteht die Aufgabe der IT in diesem Fall hauptsächlich in der Installation des Systems. Die Konfiguration und Erstellung der Vorlagen erfolgt dann vollständig in den Fachabteilungen selbst. Hierfür ist lediglich eine Basisschulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Umgang mit dem EDS erforderlich. Die Einfachheit dieser Lösung entlastet die IT-Abteilungen und ermöglicht es den Fachabteilungen, die volle Kontrolle über ihre Prozesse und Workflows zu behalten.
Für die Erstellung der Dokumentenvorlagen ist es zunächst erforderlich, sich einen Überblick über die notwendigen Schritte zu verschaffen. Im nächsten Schritt werden bestehende Dokumente in einzelne Textbausteine zerlegt und in das EDS-System eingegeben. Da es sich um ein Baukastenprinzip handelt, können die Bausteine später je nach Bedarf neu zusammengestellt werden. Änderungen, zum Beispiel an einer Fußnote, müssen dann nur noch einmal vorgenommen werden und werden automatisch für alle Vorlagen übernommen. Dies bedeutet eine enorme Zeitersparnis.
Kein falsches Versprechen, sondern gelebter Alltag
Der ESCRIBA Enterprise Document Service (EDS) erleichtert den Arbeitsalltag vieler HR-Mitarbeiter erheblich. Denn das mühsame Durchsuchen von Verträgen, Sortieren von Akten und Abheften von Dokumenten gehört damit der Vergangenheit an. Einmal installiert und Vorlagen erstellt, können Dokumente innerhalb weniger Sekunden direkt aus dem System heraus individuell erstellt und angepasst werden. Assistenzfenster führen den Nutzer durch alle notwendigen Schritte, wenn flexible oder fallbezogene Daten benötigt werden.
Dokumente können im EDS auch automatisch digital signiert werden, was weitere Ressourcen wie Papier, Zeit und Geld spart. Die Erstellung der Vorlagen mag zunächst der aufwendigste Teil sein, aber sobald alle Textbausteine im System erfasst sind, können Dokumente mit wenigen Klicks erstellt werden. Das spart nicht nur Zeit, sondern minimiert auch Fehler.
Die automatisierte Dokumentenerstellung ist also kein leeres Versprechen, sondern bietet Unternehmen tatsächlich einen großen Mehrwert in der täglichen Arbeit.
